为适应新形势下学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化和科学化，根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》(河南省教育厅 河南省档案局 教学［2003］624号)，现制定《betway官方app 学生档案管理实施细则》。
1、本细则适用于我校全日制本、专科学生，研究生的学籍档案管理由研究生学院、研究生工作部另行规定。
2、学生档案材料归档范围：（1）高考档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等；（2）大学档案材料：毕业生登记表、betway官方app 学生学籍表、入党(团)材料，加入民主党派材料、在校期间奖励、表彰及惩处决定、新生入学体检表和毕业生体检表、实习鉴定相关材料、其他有关须装档的材料等。
3、材料归档要求：（1）对装档材料的内容认真审查，要求准确、清楚，注明材料形成的时间；（2）大学期间归档材料由档案馆组织各学院统一装档，学生处分材料由档案管理人员装档（学生在校期间所形成的所有材料毕业前统一由各学院保管，毕业后由档案馆组织各学院统一装档入馆）。（3）归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水书写，不得交送复印件；（4）凡属已归档材料，任何人不得擅自剔除。
4、档案接收：（1）接收新生档案须以校招生办提供的新生录取名册为依据；（2）由学院统一把新生档案送到档案馆，档案馆不接收学生个人所送档案；（3）接收档案必须由招生办、新生辅导员、档案馆管理人员共同在场接收；（4）转学档案的接收：转学学生除提供由转出学校提供的学籍档案外，须同时提供学籍变更通知单、高招录取复印件、转学审批表复印件；（5）借读生档案不予接收。
5、档案的保管：（1）学生档案由校档案馆统一管理；（2）对于退学、死亡学生档案应及时登记和整理；（3）加强防盗、防火、防水工作，预防丢失、损毁事故的发生；（4）归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续，认真审核，做到完整真实，手续齐备；（5）对移交的立卷材料必须进行登记。
6、档案的查、借：（1）因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，校内相关人员经档案管理人员同意，办理相关手续后，可查阅学生档案；校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和本人身份证，经校档案馆管理人员同意后，方可查阅档案材料。查阅档案应严格保密。
（2）学生档案原则上不得外借。确因工作需要借出时，应严格履行借出登记手续。档案借出后必须妥善保管，借出时间一般不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改；未经批准不得复制。归还时，管理人员要逐一核对档案材料。
7、档案的转递：（1）学生毕业离校时，所有需要归档的材料要及时立卷；毕业学生档案应通过机要部门转递，不得公开邮寄，不得自带；（2）寄出档案因地址不详等原因退回学校的，档案馆负责保管一年；（3）校档案馆凭《就业报到证》及离校手续清单发送学生档案；（4）休学学生的档案转至休学后所属年级管理；开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料转入校档案馆。（5）报考研究生的毕业生，其相关材料复印及转递档案手续到档案馆办理。
8、遗失档案有关材料的补办：（1）本人提交书面申请；（2）出示《毕业证书》原件及单位介绍信；（3）到校招生办复印录取花名册并加盖招生办公章；（4）到教务处办理学籍材料手续并加盖学籍管理章；（5）到就业指导服务中心领取《高等学校毕业生登记表》并办理相关手续；（6）到毕业时所在学院办理有关材料等。以上手续办理完毕后，由校档案馆密封后按规定转递到毕业生所在就业单位。
