学生档案管理知识宣传
一、什么是学生档案？
学生档案是学校在学生管理活动中形成的，它记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和工作状况以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。
二、什么是毕业生的人事档案？
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。
三、学生档案内有哪些材料？
主要包括两部分材料：（1）高中档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等；（2）大学档案材料：毕业生登记表、学籍表、入党(团)材料，加入民主党派材料、在校期间奖励、表彰及惩处决定、新生入学体检表和毕业生体检表、社会实践和实习鉴定材料及其他有关须装档的材料等。
四、学生档案有什么作用？
学生档案，对于个人来说，无论是就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整，还是入党（团）以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等，都将以档案材料的审核为重要依据。
五、毕业生如何对待自己的档案？
（1）高度重视，了解相关的档案知识。
（2）毕业时，抓紧办理就业报到证，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
六、为什么建议未就业的学生毕业时将档案放在人才交流中心托管？
根据国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。为此，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里，学校只是保存档案，不会添加这两年你工作的档案记录，如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存档案只是“存放”档案，起不到其他作用。
七、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？
（一） 负责人事档案关系接受、调出相关手续；
（二） 办理毕业生的转正定级；
（三） 档案工资的晋级；
（四） 职称晋升申报；
（五） 办理落户手续；
（六） 出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；
（七） 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
八、为什么我们建议学生不要将档案留存学校？
尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作，其档案可免费由学校保管两年，但是如果我们认真考虑，并不合算：（1）不能计算工龄；（2）不经济。放在学校，看似免费，可当你需要档案时，来回交通、食宿费用，比你放在就近的人才交流中心托管花费要多得多。
九、学生档案是如何转递的？
学生档案是国家规定的机密文件，主要通过机要通信渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接，不允许由邮局普通、挂号邮寄、特快专递等方式转递，更不允许个人自带和请人代领。
十、机要转递的时间？
通过机要形式转递档案一般需要5-15天左右，因此毕业生到用人单位报到一个月以后，应主动查询档案是否寄到该单位。
十一、毕业生如何追踪自己的档案？
毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函（原件）显示单位（加盖公章）即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后，要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达（档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局、人事局的可到相关教育、人事部门查询）。
十二、未收到档案怎么办？
若用人单位或人才交流中心未收到毕业生档案，毕业生可凭单位人事部门书面证明到学校查询，或由接收单位人事部门向学校查询；学生本人查询时要回所在学校的档案管理部门填写《查询单》（查询时限一般为一年,超过一年市机要局不再办理档案查询业务）进行查询。
十三、机要查询反馈的时间？
市机要局查询反馈的回执单一般需2周左右（回执单上会写明XX号机要件由XX单位XX人签收）才能返回学校，学生可到档案馆学生档案室领取《回执单》。
十四、什么是报到证？有什么作用？
《报到证》由原来《派遣证》转化而来，全称为《全国普通高等学校毕业生就业报到证》（ 简称“报到证” ）。其作用是：
1、毕业生到就业单位报到的凭证和依据。
2、毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。
3、调档凭证。毕业生到就业单位报到时，须持《报到证》（蓝页）。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。
4、对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。
5、毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。
6、毕业生就业的证明。
7、干部身份证明。
十五、毕业生怎样调转档案？
毕业生必须凭报到证或调档函办理调档手续方可调档。
1、凭报到证调档：报到证左上角地址即为发档地址；
（1）、考取国家公务员调档：凭录用文件复印件办理报到证，然后再调档；
（2）、“大学生村官”、“招教”、“选调生”等情况调档：凭调档函或凭就业协议书办理报到证，然后调档；
2、凭调档函调档：调档函（原件）显示单位（加盖公章）即为发档地址；
主要是考取研究生调档：
（1）往届生：凭调档函和空白就业协议书（一式三份）调档，如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函；
（2）应届生：
A、提前调档凭调档函直接调档（档案寄往考取学校所在的院系）；
B、正式调档凭录取通知书复印件和空白协议书（一式三份）调档，如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函（档案寄往考生考取学校的研究生招生办）；
3、请在报到证白页（蓝页自留）“备注”栏或调档函空白处注明专业、学号、联系方式和档案寄往的城市。
4、请将调档凭证投入档案馆报到证投放箱内，档案馆于每周二、四集中办理调档。
十六、毕业生档案有关材料遗失后怎样补办？
1、本人提交书面申请；
2、出示《毕业证书》原件及工作单位介绍信；
3、到学生处领取《高等学校毕业生登记表》并办理相关手续；
4、到毕业时所在学院办理有关材料；
5、到档案馆复印录取花名册和学籍材料并加盖公章；
以上手续办理完毕后，由档案馆将档案密封后按规定转递到毕业生档案接收单位。
十七、毕业生怎样办理报到证?
毕业生应到校就业指导服务中心办理或咨询（平原楼一楼104管理服务科 电话：3329382）。
档案馆学生档案室
2012年3月30日
