学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。为了规范学校各部门的预立卷工作，特制订以下制度：

一、总则

学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。

二、归档文件材料的平时收集

1.工作人员当文件处理完毕后，应及时向本部门兼职档案人员移交。

2.各部门兼职档案人员应根据本部门归档类目条款名称，为每一条款准备一个卷夹。将接受的文件归入有关卷夹内分类保管，并登记在文件登记簿上，以备查找。

三、归档文件的质量要求

1.接收归档的文件必须是原件，签发稿手续要完备，落款及日期无遗漏，并盖有公章，发文号不能重复。

2.文件的起草、修改、核稿、签发，批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写，不能采用铅笔或圆珠笔。文件的拟稿和缮印一律用A4纸。

3.传真件要进行复印，领导签发内容须签发在复印件上。

4.文件材料的完整性（即成套性，如：由请示必须有批复等）和准确性。

5.文件用纸应统一规格，字迹要端正。

四、对归档文件材料的整理和预立卷的程序

在每年年度，各部门兼职档案员应对本部门年度归档的文件材料进行分类、整理、预立卷。

1.区分文件的保管期限。

不同保管期限的归档文件应分开立卷。按档案利用的大小分为永久、长期和短期三种。

2.对绝密、机密、秘密不同密级的归档文件，应分开独立组卷。

3.归档文件的分类组卷方法。

归档的案卷是一组密切、有机联系的文件组合。一般以问题为主，参照文件的作者、名称、时间、收发文机关及地区特征，把同一问题的文件组成一卷，即“一事一卷”。

4.卷内文件的排列。

应按照文件的重要程序排列，结论性文件在前，过程文件在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷内文件还应按照文件时间的顺序排列。

5.对写成年度及针对内容年度不一致的归档文件立卷时间的处理原则。

（1）当年度写成的文件，此年年初批准或发布的，放在批准、通过的年度立卷。

（2）年度计划、总结、报表、预算等放在针对年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。

（3）计划与总结写在一起的文件，应按文件内容的主次和中心来确定。

（4）跨年度处理完毕的文件，可放在办理结束或结案的一年立卷。

（5）跨年度的请示与批复，来文与复文，一般按本部门的发文时间立卷。

（6）批准或转发文件，应按批准、转发时间立卷。被批转的文件原件在拟稿人单位的，仍按原来文件的写成年度立卷。

（7）纪念性和回顾性文件，放在写成年度立卷。

6.预立卷类目的修改与调整

事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时修改或增补有关条款。增补的条款可以放在每类之后，按顺序使用空号，也可以酌情插补在有关条款的后面，作为该条款的一个分号。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

7.预立卷经档案部门专职人员复核后，在文件材料上编页号，填写卷内文件目录。

8.由各部门兼职档案员填写档案预立卷移交目录。