综合档案室预立卷制度(修订稿)

发布时间:2012-04-17 点击数量:1531

学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作,对学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。为了规范学校各部门的预立卷工作,特制订以下制度:

一、总则

学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作,对学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。

二、归档文件材料的平时收集

1.工作人员当文件处理完毕后,应及时向本部门兼职档案人员移交。

2.各部门兼职档案人员应根据本部门归档类目条款名称,为每一条款准备一个卷夹。将接受的文件归入有关卷夹内分类保管,并登记在文件登记簿上,以备查找。

三、归档文件的质量要求

1.接收归档的文件必须是原件,签发稿手续要完备,落款及日期无遗漏,并盖有公章,发文号不能重复。

2.文件的起草、修改、核稿、签发,批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写,不能采用铅笔或圆珠笔。文件的拟稿和缮印一律用A4纸。

3.传真件要进行复印,领导签发内容须签发在复印件上。

4.文件材料的完整性(即成套性,如:由请示必须有批复等)和准确性。

5.文件用纸应统一规格,字迹要端正。

四、对归档文件材料的整理和预立卷的程序

在每年年度,各部门兼职档案员应对本部门年度归档的文件材料进行分类、整理、预立卷。

1.区分文件的保管期限。

不同保管期限的归档文件应分开立卷。按档案利用的大小分为永久、长期和短期三种。

2.对绝密、机密、秘密不同密级的归档文件,应分开独立组卷。

3.归档文件的分类组卷方法。

归档的案卷是一组密切、有机联系的文件组合。一般以问题为主,参照文件的作者、名称、时间、收发文机关及地区特征,把同一问题的文件组成一卷,即“一事一卷”。

4.卷内文件的排列。

应按照文件的重要程序排列,结论性文件在前,过程文件在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。此外,卷内文件还应按照文件时间的顺序排列。

5.对写成年度及针对内容年度不一致的归档文件立卷时间的处理原则。

1)当年度写成的文件,此年年初批准或发布的,放在批准、通过的年度立卷。

2)年度计划、总结、报表、预算等放在针对年度;跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。

3)计划与总结写在一起的文件,应按文件内容的主次和中心来确定。

4)跨年度处理完毕的文件,可放在办理结束或结案的一年立卷。

5)跨年度的请示与批复,来文与复文,一般按本部门的发文时间立卷。

6)批准或转发文件,应按批准、转发时间立卷。被批转的文件原件在拟稿人单位的,仍按原来文件的写成年度立卷。

7)纪念性和回顾性文件,放在写成年度立卷。

6.预立卷类目的修改与调整

事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入,这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中,根据文件的实际情况,随时修改或增补有关条款。增补的条款可以放在每类之后,按顺序使用空号,也可以酌情插补在有关条款的后面,作为该条款的一个分号。每年年终或次年年初,应总结经验并结合下一个年度的工作计划,对类目进行一次全面的调整与修改,以备下一年度使用。

7.预立卷经档案部门专职人员复核后,在文件材料上编页号,填写卷内文件目录。

8.由各部门兼职档案员填写档案预立卷移交目录。

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