一、综合档案室要严格按照《中华人民共和国档案行业标准》，每年定期对上一年度应归档的档案材料及时进行收集、验收、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。

二、特殊文件材料原单位暂需继续使用的，视情况最多可缓期三年后整理移交归档。

三、明确文件归档范围，按照归档要求，组织做好归档文件的整理和立卷工作。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录和总目录。

四、做好归档文件材料的初期鉴定工作，对归档的文件要及时进行科学整理、分类、编目、上架，杜绝归档文件的乱堆乱放。

五、财会档案在接收归档时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，需会同财务人员共同研究决定。

六、按照有关规定，定期收集散存在个人或部门与学院有关的档案材料。

七、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限（永久、长期），便于保管和利用。

八、采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管，以确保档案资料的完整与齐全。

九、文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

十、确定归档文件的“件”。以件为单位，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行归档。