声像载体类档案工作规范、归档范围和保管期限表
一 、声像档案工作的基本原则
l、凡是反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。学校与声像档案有关的各归档文件整理单位均属声像档案归档文件整理单位。
2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开放和利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。
4、声像档案工作必须纳入学校有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
5、学校分管档案工作的各归档文件整理单位负责人，同时应分管本单位的声像档案工作，各归档文件整理单位的档案员，应协同学校综合档案馆(室)认真做好声像档案的积累、立卷和移交工作。
6、声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以特殊保证。
二、声像档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的学校在各项活动中形成的、或校外形成与本校有关的声像载体材料，必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考和凭证作用；能够反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系和成套性，符合声像工作的特点。
（二）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见《声像类档案归档案范围和保管期限表》。
（三）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料．尤其是声像载体材料的原件。
（四）不归档文件材料的范围
1、不能反映本校工作、活动的声像材料；
2、音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；
3、重份声像材料。
其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、声像档案的部门立卷和归档流程
1、归档分工见《文件材料归档流程》第一条。
2、形成积累
2.1学校各归档文件整理单位各级声像材料形成部门均有积累声像档案的责任，并分工归口立卷。
2.2声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位档案员移送全套案本。
2.3各归档文件整理单位档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向综合档案馆(室)移交。
2.4声像文件材料归档数量：母盘（带、片）一份，复制件一份（复制件要标明）；重要和经常使用的应酌加副本。
2.5所有实物档案一律拍照入声像档案处理。
3、整理组卷
3.1归档原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法（见表13），对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
3.2归档分类
3.2.1按介质分为纸质文件材料和声像载体材料
3.2.2纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；
3.2.3声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；
3.2.4同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
3.3归档分工
3.3.1综合管理材料由现代教育技术中心立卷归档；
3.3.2制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；
3.3.3两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；
3.3.4外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。
3.4归档材料的整理
3.4.1检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
3.4.2根据声像载体材料的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
3.4.3照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式的声像材料要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
3.4.4声像材料的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《文件材料归档流程》的相关条款执行。封面项目暂以本规范为准。（见图5）
3.4.5声像材料的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像材料和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
4、归档移交
4.l档案移交见《文件材料归档流程》第五条。
4.2综合管理材料归档时间为次年3月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。
4.3需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交,若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”(修改申请表的样式见附表11),连同修改的文件材料一并归档,具体条款见《综合档案馆(室)工作规范》第六条关于档案的补充与修改部分的相关规定。
附件
高等学校声像载体档案归档范围和保管期限表
SX 党政类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料
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永久
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2
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省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、参观、访问等声像材料
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永久
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3
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反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料
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永久
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4
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本校召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表
彰会及其它党政重要会议）形成的重要声像材料
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永久
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5
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校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料
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永久
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6
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学校新闻类重要声像材料
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永久
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7
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其它反映党政重要活动的声像材料
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永久
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SX 教学类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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历届毕业生照片
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永久
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2
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反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料
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永久
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3
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有关重点学科与重点实验室建设的声像材料
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永久
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4
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本校编制的声像教学材料
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长期
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5
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其它反映教学重要活动的声像材料
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永久
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SX 科研类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料
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永久
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2
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重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料
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永久
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3
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重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料
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长期
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4
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获奖科研成果样品的声像材料
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长期
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5
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其它反映教学重要活动的声像材料
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永久
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SX 外事类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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外国知名人士来校参观访问的声像材料
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永久
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2
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外国留学生毕业照片
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永久
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3
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外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料
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永久
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4
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学校参加国际比赛、竞赛的声像材料
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永久
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5
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学校主持召开的国际性学术会议的声像材料
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长期
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6
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学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料
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长期
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7
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其它反映教学重要活动的声像材料
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永久
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SX 产品生产与科技开发类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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获国家部委、省、市级奖励的产品或明、优、特、产品的声像材料
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永久
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2
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重要产品样品的声像材料
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永久
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SX基建类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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反映学校校景的声像材料
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永久
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2
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学校拆迁前旧建筑物的声像材料
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永久
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3
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重大基建项目竣工典礼的声像材料
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永久
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SX 人物类
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序号
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类目名称
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保管期限
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1
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历任党委书记、校长（校长）的重要声像材料
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永久
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2
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本校著名专家、教授的重要声像材料
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永久
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3
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本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料
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永久
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4
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本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料
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永久
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5
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本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料
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永久
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6
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著名校友的重要声像材料
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永久
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