一、编制说明

根据国家教育部、档案局联合下发的27号令《高校档案管理办法》及原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》（教办[1994]429号）的要求，结合我校实际情况制订本办法。

（-）类目的划分与标识

1.-级类目的设置和标识

根据档案产生的领域，结合档案记述的内容，我校形成档案主要分为十-大类，同时作为相应档案的补充，增加了声像、实物、电子三个类别，标识采用名称主词的汉语拼音的第-个字母。

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、科技开发、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研

主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基建

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申贿、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

RW人物

主要包括在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。

附加：

SX声像

主要包括学校在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、缩微片、幻灯片等。

SW实物

主要包括学校获得的校级以上的各级各类奖励实物（奖状、奖牌、奖杯、奖状等），曾经使用过的印章，兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品，名人到校的题词及字画。

DZ电子

主要包括学校在党政管理、教学、科研等活动中形成的各类电子档案（文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件）。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对-级类目的细划，具体设置情况如下

（1）党群类（DQ），下设9个二级类目：综合（DQ11）、纪检监察（DQ12）、组织（DQ13）、宣传教育（DQ14）、统战（DQ15）、工会（DQ16）、团委（DQ17）、学生工作（DQ18）、各院（部、中心）分党委、党总支党务综合（DQ19）。

（2）行政类（XZ），下设7个二级类目：综合（XZ11）、人事（XZ12）、审计（XZ13）、武装保卫（XZ14）、总务资产（XZ15）、图书档案（XZ16）、各院（部、中心）行政综合（XZ17）。

（3）教学类（JX），下设8个二级类目：综合（JX11）、学科与实验室建设（JX12）、招生工作（JX13）、学籍管理（JX14）、课堂教学与教学实践（JX15）、学位工作（JX16）、毕业生工作（JX17）、教材管理（JX18）。

（4）科研类（KY），下设7个二级类目：综合（KY11）、纵向科研项目（KY12）、横向科研项目（KY13）、科研成果及奖励（KY14）、专利证书（KY15）、标准（KY16）、论文专著（KYl7）。

（5）基建类（JJ），下设2个二级类目：综合（JI11）、基建项目（JJ12）。

（6）仪器设备类（SB），下设2个二级类目：综合（SB11）、设备项目（SB12）

（7）产品生产与科技开发类（CP），下设2个二级类目：综合（CP11）、产品生产与科技开发项目（CP12）。

（8）出版类（CB），下设3个二级类目：综合（CB11）、报纸（CB12）、刊物（CB13）。

（9）外事类（WS），下设5个二级类目：综合（WS11）、出国（境）（WS12）、来校（WS13）、国际合作与会议（WS14）、外国留学生工作（WS15）。

（10）财会类（CK），下设5个二级类目：综合（CK11）、会计报表（CK12）、会计账簿（CK13）、会计凭证（CK14）、工资册（CK15）。

（11）人物类（RW），下设1个二级类目：人物姓名首字母。

3.三级类目的设置

根据学校在教学和管理的过程中，实际产生的档案情况，对部分二级类目设置了三级类目。

教学类档案三级类目的设置，是根据我校办学形式多样及发展规模的实际，按办学层次设研究生、全日制本专科生和成人教育3个三级类目。

科研类档案三级类目的设置，主要在科研项目上设置了自然科学研究项目和人文社会科学研究项目2个三级类目。

基建类档案三级类目的设置，由于单体基建项目案卷多，因此基建项目类将按照项目实体设置三级类目。

财会类档案三级类目的设置，仅会计凭证-项按其内容不同，设学校财务类、基建类2个三级类目。

人物类档案按其资料的种类设置8个三级类目。

（二）档号的编制及标识

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了我校档案的分类体系和物理位置。

根据档案形成的方式不同，我校档案采取案卷级和文件级交叉管理方式，除新生录取名册（JX1301、JX1302、JX1303）、学籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研项目（KY12、KY13）、基建项目（JJ12）、仪器设备（SB12）、产品生产与科技开发项目（CP12）、会计报表（CK12）、会计帐本（CK13）、财会凭证（CK14）、工资册（CK15）采取案卷级管理外，其余均采取文件级管理。

1.档号的结构

案卷级

档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号

卷内文件级档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号+件号

其中，基建项目类档案档号结构为：

全宗号+分类号+保管期限+案卷号

文件级

档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+件号

其中，人物档案档号结构为：

RW+人物姓名代号+材料类别号+保管期限+顺序号

2.档号的标识

档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限号、案卷号、件号之间用符号"-"连接。

全宗号：由-位阿拉伯数字构成

年度号：由四位阿拉伯数字组成。

分类号：-级类目+二级类目+三级类目。

案卷号：即案卷顺序号，是指同-类目下的案卷顺序编号。

件号：即文件顺序号。

例如：betway官方app2009年组织工作档案永久第5件，可标为：1-2009-DQ13-Y-05

betway官方app2009年本科生学籍档案永久第15卷，可标为：1-2009-JXI402-Y-15

（三）声像、实物、电子档案

声像档案、实物档案、电子档案同是高等学校档案的重要组成部分，内容不超过十-大类，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十-大类档案的补充。

1.声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘片等不同载体的文件材料。

档号结构为：

全宗号+年度号+声像档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。

保管单位采用卷、册、盒、盘。

例如：betway官方app2011年管理学院毕业生集体照，档号为1-2011-SX1102-Y-3

2.实物档案包括奖牌、奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章，各类礼品和样品等实物。

档号结构为：

全宗号+年度号+实物档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。

保管单位采用件。

3.电子档案实体为各类电子文件的脱机载体，包括只读光盘、-次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

档号结构为：

全宗号+年度号+电子文件档案分类号+保管期限+保管单位顺序号

保管单位采用盘。

例如：betway官方app2011届毕业生学籍档案扫描电子文件光盘，档号为：1-2011-DZ11I02-Y-1

二、档案的实体排架

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，高校档案排架时要严格按档号排架，不留空柜，不空号。结合我校实际，采用分年度，依次按-级类目、二级类目排架，每类中按问题编号，每个问题中按保管期限的顺序排架。

三、betway官方app 档案实体分类方法主表

DQ党群

11.综合

12.纪检监察

13.组织

老干部工作入此类

14.宣传教育

15.统战

民主党派材料入此类

16.工会

教代会、工代会和妇女材料入此类

17.团委

学生社团、社会实践、科技创新入此类

18.学生工作

学生表彰、违纪处分材料，学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助管理工作、职业教育入此类

19.院（部、中心）分党委、党总支党务综合后勤集团党务综合材料入此类

XZ行政

11.综合

12.人事

13.审计

14.武装保卫

15.总务资产

计划生育材料入此类

16.档案图书

17.院（部、中心）行政综合后勤集团行政综合材料入此类

JX教学

11.综合

学生运动会，教学评估，优秀教学评奖材料入此类

12.学科与实验室建设

专业设置、精品课程、特色专业入此类

13.招生工作

1301.研究生（硕博）教育

1302.全日制本、专科教育

1303.成人教育

14.学籍管理

1401.研究生（硕博）教育

1402.全日制本、专科教育

1403.成人教育

15.课堂教学与教学实践

16.学位工作

17.毕业生工作

毕业生信息反馈材料入此类

18.教材管理

KY科研

11.综合

学术活动材料入此类

12-[n].纵向科研项目，按科研项目设置类目。其中：n=[项目]=1，2，3......）

1201-[n].自然科学类研究项目

1202-[n].人文社科类研究项目

13-[n].横向科研项目

14.科研成果及奖励

15.专利证书

16.标准

17.论文专著

CP产品生产与科技开发

11.综合

校办工厂、国家大学科技园材料入此类

12-[n].产品生产与科技开发项目（n=[项目J：1、2、

3......，）

JJ基建

11.综合

12.按单项工程设置三级类目

......

SB仪器设备

11、综合

12-[nl.按仪器设备种类或型号设置二级类目（n=[型号1=1、2、3......）

CB出版

11.综合

12.报纸

13.刊物

WS外事工作

11.综合

12.出国（境）

13.来校

14.国际合作与会议

15.外国留学生工作

CK财会

11.综合

12.会计报表

13.会计帐簿

14.会计凭证

1401.学校财务类

1402.基建类

15.工资册

奖金、奖学金、助学金发放明细入此类

RW人物

人名首字母为二级目录

三级目录为：

01生平、传记

02专著、译著

03撰写的论文

04各种有价值的学术笔记和手稿

05各时期的照片、录音、录像等材料

06有价值的来往书信

07奖状、证书、奖品、证章、聘书、任命书等

08国内外对人物的评价材料

附：

SX声像

11.照片

12.光盘片

13.录像带

14.录音带

15.影视胶片

16.缩微胶片

17.幻灯片

三级类目：

01党政类

02教学类

03科研类

04外事类

05产品生产与科技开发类

06基建类

07人物类

SW实物

11.奖励牌匾

12.奖状、证书

13.奖杯

14.锦旗

15.印章

16.珍贵礼品

17.字画（含题词）

18.有保存价值的其它物品

DZ电子

11.光盘

12.磁盘

13.磁带

三级目录：

T文本文件

I图像文件

G图形文件

V影像文件

A声音文件

O超媒体链接文件

P程序文件

D数据文件

四级类目：

01党政管理类

02教学类

03科研类

04基本建设类

05仪器设备类

06产品生产与科技开发类

07出版类

08外事类

09财会类