外国语学院学生会例会条例
为提高学生会例会召开效率，保证各部室活动能够有效地通知、落实，确保相关文件、精神及相关要求及时通知，特制订出外国语学院团委学生会例会条例。
一、召开时间：每周二晚
二、与会人员：每单周二晚与会人员——全体团委及学生会成员
每双周二晚与会人员——主席团以及各部室部长
三、会议流程：①办公室准时点名（夏时制9:50，冬时制9:30）。
②老师安排相关工作并进行总结。
③主席团布置相关任务、要求，传达上级相关文件、精神及相关要求，安排相关活动，提出相关工作要求等。
④各部室介绍本部室近期活动，阐述相关安排，总结活动经验等。
⑤主席团对各部室近期活动进行评论，并提出相关要求和建议。
四、相关要求：①办公室准时点名，有请假的同学务必须在开会当天下午6：00之前把请假条交到办公室，严禁事后补假、不请假、代人请假等恶性行为。
②会议期间请大家保持会场安静，如需讨论，请放到会议结束之后进行。
③为保证各部室成员都能参与到自己部室的活动，锻炼干事的独立能力，介绍本部室活动时，可能随机挑选各部室干事介绍。
备注：①办公室认真对待、遵守、落实《外国语学院团委学生会奖惩制度》的相关要求，对缺席、请假等情况认真备案。
②办公室对扰乱会场纪律的相关部室和个人做评比记录、备案。作为年终外国语学院团委学生会先进个人和先进部室的参考。
③例会时间以及与会人员如有改动请参考办公室通知。
外国语学院学生会财务管理条例
为确保各部室活动能够高效、成功的举办，使活动中各部室所申请的经费能够真正起到相应的作用，提高大家办精品活动的热情和兴趣，特制订出外国语学院团委学生会财务管理条例。
一、各部室举办活动前所上交的活动策划务必要包括详细的活动预算。活动预算应严谨详细，若在活动进行中部室自行垫钱采买，且该花费并未通知办公室，则最后报账时办公室有权不予报销该项花费。
二、各部室举办活动时如需采购，务必要有办公室人员在场。
三、各部室举办活动所需经费若需从团委借钱，则应先写借条，由老师签字以及各部室负责人签字后方可到团委借钱。
五、各部室在举办活动时在不影响活动成功性的前提下应坚持节约的原则。
外国语学院团委学生会档案管理条例
为保证外院学生会能更快、更好的向前发展，促进学生会内部档案文件的保存管理工作体系的完善，特制订出外国语学院团委学生会档案管理条例。
1、各部室在举办活动前需要上交活动策划（电子稿﹢纸质稿），活动结束后上交本活动的活动的活动总结（电子稿﹢纸质稿）。
2、各部室在学期伊始上交本学期的工作计划（电子稿﹢纸质稿），在学期末需交本学期的所有工作的工作总结（电子稿﹢纸质稿）。
3、为避免各部室活动扎堆举办，各部室在活动时间、地点确定之后请立即把活动策划交与办公室，以便主席团和办公室调配时间。
4、主席团、办公室所需要各部室上交的文件请各部室按时上交。
备注：1、活动方案和活动总结电子稿发到外国语学院团委学生会公共邮箱（wgyxyxsh2011@163.com），纸质稿按要求交与老师、主席团、办公室各一份（办公室负责保管备案）。
2、办公室所需文件电子稿发到办公室主任邮箱，并把纸质稿交到办公室；主席团所需文件电子稿发到主席团邮箱，并把纸质稿交到主席团。
3、如有改动或附加，以主席团和办公室通知为准。
外国语学院学生会证书、聘书、条幅条例
为规范外国语学院团委学生会证书、聘书发放、条幅制作情况，特对外国语学院团委学生会证书、聘书发放、条幅制作情况突出以下要求：
1、各部室在举办活动后把所需要的证书、聘书的类别、数量以及具体所要书写的内容交与办公室。
2、办公室完成证书、聘书的打印或书写后，各部室把证书聘书取走，由老师盖章后方可生效。
3、虽然提倡、鼓励广大同学参加学生会举办的活动，为防止证书、聘书泛滥，各部室要合理设置奖项和人数，严禁乱报、乱发证书、聘书的情况发生，一经查实，严肃处理。
4、各部室举办活动如需要条幅，至少提前五天报与办公室。
5、具体证书、聘书发放等细节，请各部室与办公室商讨后再做决定。
外国语学院学生会物品及教室管理条例
为规范外国语学院团委学生会物品借还情况，及时收回外院学生会公共财物，为各部室举办活动提供完善的后备工作，特对物品管理情况提出以下要求：
1、办公室应于学期开始及学期期末统计物品种类数量并录入档案。
2、各部室在举办活动前，如需借外院学生会公共物品（桌子、椅子等）应先写申请，申请交与办公室后方可领走物品，申请上需注明部室名称、所借物品、举办活动名称、归还时间，最后注明借物品个人姓名、时间及联系方式。
3、各部室举办活动如需要纸笔等物品，原则上应至少提前两天报与办公室，特殊情况除外。各部室在使用物品时，请务必以爱护公共物品为出发点，找专人负责物品的使用、收回工作，严禁私借、遗失、损坏公共财物的情况。归还物品时，需要交由办公室人员检查，确认借出物品完好并登记后，方可算作已归还。若有借出物品损坏或丢失（消耗性物品除外），则由申请物品负责人全权负责。
4、各部室举办活动如需使用外语楼教室或活动室，须至少提前两天把申请交与办公室，申请上需注明所申请教室、活动名称、活动开始及结束时间，教室多媒体需老师签字方可使用。另外，各部室必须爱护教室中各种设备，保持教室卫生的清洁。
5、由于宣传板的限制，各部室活动如果需要出板宣传，请各部室与宣传部协商，如果确定出板，则各部室应至少提前三天把活动的内容、形式和要求报与宣传部，否则所出问题应由各部室自己承担，与宣传部无关（特殊情况除外）。宣传板由办活动部室负责抬出和抬回，如果出问题则由各部室负责。
(外国语学院学生会办公室/文)
