为加强基建工程档案及相关资料的管理，特制定本制度。
一、工程档案资料管理职责分工
（一）资料员
基建处设立资料管理岗位，资料管理员为工程档案资料的管理人。负责接收其他科室及项目管理组整理完成的工程档案资料，并办理归档手续；负责工程档案资料分类、保管、借阅等日常管理工作。
(二）项目管理组
负责整理的工程档案资料：1.建设计划（红头文件）、在总体规划指导下确定的方案及前期手续报批资料，文物普探、地质勘探、初步设计及施工图设计、施工图审查资料（包括抗震、消防审查等）；2.施工单位的图纸会审、基础检测、节点验收记录、设计变更及预算外签证、材料考察等贯穿施工全过程的资料并形成工程竣工图、竣工文字资料，监理的移交资料，业主管理事项资料；3.工程量清单、控制价及竣工、结算、审计、工程合同等资料。
（三）招投标管理科
负责整理工程勘察、设计、造价、施工及监理、材料设备招投标等资料。
（四）办公室
负责整理与工程相关的立项、会议纪要、决议及批复文件等。
二、工程档案资料管理的流程
（一）各科室及项目组完成的存档资料应以《归档资料目录》（一式两份、下同）交接形式移交至资料管理员。
（二）施工过程中形成的所有资料由施工单位整理，监理单位、业主项目部审核资料的正确性和完整性，并由监理单位、业主项目部共同签字。竣工资料需至少提交给业主三套，其中一套交到新乡市管理部门备案；一套交给业主档案管理部门；一套与工程结算书一并审核后以书面清单形式移交审计处进行结算审计。
（三）结算审计后，项目管理组将全套资料以《归档资料目录》交接形式移交资料管理员，资料管理员将与本工程其他应归档资料一并交学校档案馆。
三、管理要求
（一）所有移交归档的档案资料必须由移交人填写统一的《归档资料目录》表（见附表），对破损、字迹不清的文件资料应注明。并由移交双方共同签字确认。档案资料在交接管理过程中，必须办理有关手续。
（二）加强借阅管理，未经主管领导同意，不得私自借阅或复印档案资料；凡借阅档案的必须办理借阅手续与注销手续。
（三）基建工程是系统工程，每一个阶段的资料形成是多部门合作的成果，各部门必须分工协作，共同做好档案资料管理工作。同时应加强档案管理人员的业务能力培养和档案设施的建设。
本办法自印发之日起执行。
基建处
2019年5月23日
附表
归档资料目录
序号 |
文件号 |
签署（编制）单位 |
文件（资料）名称 |
日期 |
页号 |
备注 |
指下发的文号，没有文号的不填。 |
第一行工程全称（其他行可省） |
签署日期 |
有文字的的总页数（含封皮、目录） |
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移交人： 接收人： 日 期：