政治与公共管理学院学生会办公室工作条例
办公室是学生会的中枢机构。及时、准确、安全的处理学生会各项事务，是学生会办公室的重要职责。办公室的基本职能是对内管理、对外联系。我们根据学生会的制度、发展方向及成员自身的特点来制定本条例。
一、办公室基本制度
一、日常工作项目：
（一）、对内方面：
一、担任各部口的协调员。
（1）协助学生会各部口开展工作，明确学生会各部分工；
（2）协助学生会各部口开展工作，举行各项活动；
（3）起草学生会各类文件，修改、审核、打印学生会各部口文件。
二、收集、整理学生会各部口工作计划、总结及文字、照片资料。
（1）各部口在每学期的第一次全体例会时交本学期的工作计划；
（2）各部口在每学期的第十八周交工作总结。
三、定期组织开学生会例会，安排会议时间、地点、相关人员等；
四、定期向主管学生工作的老师汇报工作、活动情况。
（二）、对外方面：
一、定期从校学生会收集信息，以利于院学生会开展工作。
二、与其他兄弟院系学生会相关部口保持联系，促进共同发展。
二、不定期工作项目：
（一）、在适当时间配合学院组织院学生干部培训班，对学生干部进行系统教育、培训。
（二）、在学院的各种活动中，给予其他部口力所能及的支持，并收集活动计划书、记录、总结及其他资料。
三、办公室的使用制度：
1、学生会办公室钥匙由办公室主任管理发放。原则上，学生会主席、办公室主任、副主任各一把。钥匙持有者必须保管好钥匙，对办公室安全负责，不允许擅自外借和配制。各部门口使用办公室应向办公室借钥匙，并在使用完毕的当天内归还。持钥匙的人不能随意进入办公室做与学生会事物无关的事情，不允许将钥匙借给非学生会成员；
2、学生会各部口如需使用学生会办公室，需提前向办公室处提出申请，以便统一安排。
3、使用办公室做活动时，必须爱惜办公室内的财产，如有损坏，必须立即报告办公室处。如果要将办公室内物品借出，必须先报办公室，由办公室主任同意并登记（包括所借物品名称、借用人和借出人姓名及日期）后方可借出。如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿；
4、非学生会成员造访办公室，值班人员应作好接待，离开时应劝其离去。离开办公室应关闭所有电源，出门应琐好门窗；
5、办公室内不得存放私人物品，不得带人进入办公室做与办公室事物无关的事。
四、公章的使用制度：
政治与管理科学学院学生会印章是学生会组织的标志及权力的象征，体现着学生会的组织和责任。为加强学生会内部的相互监督机制，防止不良行为的发生，使公章的使用更加制度化、规范化，特制定政治与管理科学学院学生会办公室公章使用制度：
1.公章的使用权：主席团有印章使用权，其他直属部门需使用印章时，必须经主席或副主席批准，由办公室记录在案（包括时间、文件内容、文件数目、申请人、签名主席、记录人）方可。
2.公章的保管：印章一般由办公室主任负责保管（若有紧急事宜，主席团亦有暂时保管、使用权），保管者不得委托他人代为管理，不得将公章随意带出办公室，不得随意摆放，更不得将其交于他人使用，以防止公章被盗用，给学生会乃至学院带来不必要的损失。
3.公章的加盖方法：
（1）凡学生会上报、下发、对外交流的正式文件必须加盖公章；一般会议性通知，由办公室加盖印章；
（2）各部口需要以学生会名义下发各班级的正式文件，由各部部长交主管主席审阅后，由主管主席加注批准意见后办公室加盖公章；
（3）学生会红头文件，各大型活动正式文件和对外交流正式文件，必须由主席审阅后加注批准意见，办公室方可加盖印章；
（4） 因私人原因需加盖公章者，需有关负责人（主席团成员）同意后，再到办公室盖章；
（5） 盖章前办公室人员必须仔细阅读文件，对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文件，可以拒绝加盖印章。
4.公章使用程序：
（1）所需加盖公章的材料、文件等获得分管主席的同意；
（2）经过公章保管人的审查；
5.公章使用时间：每周一——周五中午部长值班时间（ 注：若有紧急事宜，另交主席团处理）。
二、财物管理制度
一、帐目管理：
为了更好地进行财务管理，需要对帐目有一个规范、硬性、合理的规定，以便能够很好的了解本院经费收支情况，更好的开展工作。
1、每个部口在开展活动之前，要提前列出购物清单（内容包括品名、金额以及用途），得到老师的认可之后，方可购买；
2、购买东西前要弄清是否可以开发票。要尽量在能够开发票的商店购买物品，以免不能报销；
3、购物发票后面必须写明经手人姓名以及日期；
4、发票上面不可以乱涂、乱改、乱划。但是如果发票上能够写清购物名称、单价、数量和金额，就一定要如实填清；如果购物发票上不能写清，就必须相应地附上购物清单；
5、在每月月末，各部口将填写好的发票交给办公室。办公室负责按发票金额由小到大依次粘贴好并附上总清单（在总清单上写上经手人的姓名及学号），得到主抓学生工作的老师的签名后方可上报；
6、每月的一号至五号到学生处处长办公室签名盖章（五一、十一放假时，相应往后推迟五天），然后带上学生证到财务处报销；
7、同时备份购物清单，留办公室存档。
二、文档管理：
文档是指文书、档案等原始的材料。文档是学生会工作信息的重要载体，我们提倡善用文档，通过文档获取院内外工作信息，汲取有益的工作经验。
1、各部口和和各班级的学期工作计划和总结以及各部口每项活动项目的工作计划和总结是学生会文档的重要组成部分。学生会主办的各活动项目的承办部口应在活动项目结束后一个星期内把活动项目的计划和总结一并送档（送档的资料须是主席团批复的资料）；
2、各部口和各班级应为学生会文档管理做基础工作，重视文件资料管理工作，指定专人负责文件资料管理工作；
3、送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚；
4、存档的资料应保证明了详尽、随用随取、陈列有致。
三、物品管理：
1、对学生会办公室物品进行全面清查与登记，建立档案；
2、于开学初由办公室统一清点、配备学生会的基本办公用品；
3、没有保管在办公室的固定资产，由各部口的部长统一负责，并做好物品的管理登记；
4、各部口的办公用品仅在每学期开学时统一更换，若其间出现丢失或损坏，由各部口自行赔偿；若消耗器材使用完毕或非人为损坏，可向办公室申请重新配置；
5、各部口如果新购置物品，属于固定资产的须在购置后到学生会办公室登记备档；
6、在使用办公室的特殊办公用品时，各部口须在填写《物品借用登记表》后方可使用，并要按时归还原位；
7、各部口要珍惜使用各种办公用品，切勿在使用时或使用后随意乱放；
8、非学生会成员的同学到学生会办公室借用物品，须提前得到学生会主席团的许可，然后找办公室主任取用品，并做好登记；
9、到学生会办公室借用物品的同学对所借的物品有保管的职责，是物品保管的第一责任人；
10、办公室有办公室使用和物品借用登记簿，借用物品和使用办公室的负责人要做好登记，记录下日期、用途、人员等详细情况；
13、借用物品要完好无损且要放还到原来的地方，造成物品遗失或损坏的要按照物价赔偿。
四、值班制度
为使我院学生会更加有序地运作，充分、及时、有效地发挥学生会的作用，特制定学生会办公室值班制度，规定如下：
1、学生会办公室施行值班负责制，由各部口部长轮流值班；
2、值班时间以值日表的安排为准，值班人员必须准时到达，如有事请假者，必须事先以书面形式向办公室说明，批准后才有效；如遇突发情况不能到岗，可由学生会内部其他人代替值班，不允许出现未请假而空岗的情况；
3、值班人员要准时值班，不得迟到、早退或擅自离开，并且要按要求认真填写值班日志，及时处理当天事物，如有重要事情必须通知主席团；
4、值班人员负责办公室的卫生打扫与保洁工作，具体要求：
（1）整理室内物品；
（2）擦桌椅柜子；
（3）扫地，倒垃圾。
5、如有来访者，必须热情接待，并认真做好记录；
6、值班人员不得随意外借学生会办公室内的物品，如有需借者，必须经相关老师或者主席团批准后方可外借；
7、要求值班人员服装整洁，不准穿拖鞋进入办公室。值班人员要有良好的工作姿态，不准敞胸露怀，光脚脱鞋，不准随意躺卧，不准在值班时间里任意嬉戏逗闹，做娱乐活动和与办公事物无关的事情；
8、办公室值班人员要严肃认真对待工作，热情礼貌地接待来访者，不得拖拉磨蹭，不得互相推委，不得带情绪工作；
9、值班人员在完成任务离开时必须如实填写《值班日志》，内容包括：
①当时在学生会办公室工作的学生会干部姓名、工作内容、主要负责人；②卫生值日情况；
③有无其它特殊情况；
注：值班时间为每周一至周五中午12：30—13：00。如有变故由办公室另行通知。
政治与管理科学学院学生会办公室
2012年9月
